The 80's

In deze tijd - waarin er nog voldoende vrijwilligers het verenigingsleven draaiende hielden -  zag ik mogelijkheden om de administratieve last voor de vereniging terug te brengen.

Ik schreef mijn eerste elektronische leden-administratie programma voor Virtus in Basic, op een PDP 11 computer van PNEM.... De toenmalige secretaris van Virtus - hij heet Kok en is nog steeds een gewaardeerd lid - werkte toen op een leenterminal (Teletype)  van PNEM  de ledenadministratie bij.

The 90's

Half de 90-er jaren ontstond het idee om een allesomvattend programma te ontwikkelen voor het verenigingsleven. Het zou moeten voldoen aan wat het filmpje laat zien: transparante en consistente gegevens die "any how, any place door every one"te raadplegen en te wijzigen zouden zijn.

Samen met kameraad Ad richtte ik een bedrijfje op - Cluborganizer - en we besteedden elke week 1 dag om het programma gereed te maken voor verkoop. Na een jaar was het programma gereed -  het was internet gebaseerd - en de verkoop kon starten....

Voor de techneuten onder ons : SQL server en ASP.net; voor de offline versie was een MSAcces programma voorhanden.

De distributie van het programma verliep volledig geautomatiseerd én beveiligd via internet; het cashen kon gaan beginnen, dachten we........

We verkochten een paar programma's nadat we nogal wat tijd hadden besteed aan demo's bij verenigingen. Ze waren overigens laaiend enthousiast na onze demo van gemiddeld 2-3 uur.

Onze on line verkoop mislukte echter. We konden de visie achter het programma niet goed on line uitdragen. Het feit dat de kaderleden van verenigingen nog helemaal niet toe waren aan het delen van informatie en het gedeeld bijhouden van informatie hielp ook niet echt en dat had ik als verenigingsdier kunnen weten.......

We hadden een behoorlijke  mis-inschatting gemaakt en stonden voor de keuze: marketing kracht inhuren óf stoppen; het werd stoppen. Ondanks onze ideeën om marketing goed op te gaan zetten, bijvoorbeeld door in gesprek te gaan met sportkoepels, wilden en konden we daar in die periode geen tijd meer aan besteden..........

Mijn visie bleef bestaan en ik zag dat Sportlink - jaren later - een deel van die visie in haar programma had gestopt., waarbij hun marketing bij de voetbalclubs werd "ondersteund" doordat KNVB  gewoon het gebruik van Sportlink ging afdwingen.

Het gevoel van de gemiste kans kwam weer even bovendrijven; hadden we maar..........

Het is bijna 2020 en de verenigingswereld staat onder druk (zie eerdere Blogs).

Het aantal vrijwilligers binnen verenigingen is dalende en daarmee wordt de eerdere visie op gegevensdeling en gegevens bijhouden nog nadrukkelijker bewaarheid.

Tijd dus voor een herijking van de invulling van die visie met eigentijdse middelen. 

In opdracht van VV Virtus heb ik deze visie (inclusief AVG) omgezet in het gebruik van voorhanden zijnde middelen (Sportlink, Twelve, Care4cash, Microsoft Teams) en momenteel heb ik - als laatste loot - een Wiki toegevoegd.

Een Wiki is "de verenigingsencyclopedie" die er voor zorgt dat belangrijke informatie - die nu nog vaak "kenniseigendom” is van vrijwilligers - wordt gedeeld binnen de vereniging. Kaderleden kunnen zelf "any place - any how" inzien en wijzigen en daarmee ieder binnen de vereniging helpen om snel antwoorden te vinden op steeds terugkerende vragen.

Voorbeelden?

"Hoe vraag ik subsidie aan met e-herkenning?"

"Hoe ben ik als vrijwilliger verzekerd? "

"Welke afspraken hebben we binnen de vereniging over accommodatie verhuur aan derden?"

"Welke maatregelen hebben we getroffen voor de AVG"

"Welke contactpersonen zijn er voor Twelve, ons alarmsysteem enzovoorts? "

"Welke afspraken zijn er over opleidingsvergoeding? "

"Wordt er gewerkt met vrijwilligersvergoeding en hoe past dat binnen wetgeving?"

"Hoe werkt het proces van het volledig automatisch aanmelden van leden? "

Enzovoorts.

Met de voltooiing van de inrichting van deze Wiki kunnen "de handen aan het bed" en kan de schaarse vrijwilligerstijd optimaal worden besteed aan het echte verenigingsdoel.